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Neue E-Mail Archivierungsvorschriften

02.01.2017

Es ist soweit: Seit dem 01.01.2017 gelten die neuen „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Die Schonfrist für viele Unternehmen, die noch keine E-Mail Archivierung hatten ist somit vorbei.

Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) im November 2014 veröffentlicht und haben die „Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) sowie die „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) abgelöst. Das Bundesministerium der Finanzen hat damit dem Umstand Rechnung getragen, dass mittlerweile Rechnungen, Buchführung und viele andere Geschäftsvorfälle digital durchgeführt und dokumentiert werden.

E-Mails mit steuerlicher Relevanz müssen unter Beachtung der Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren inklusive aller Dateianhänge vollständig verfügbar, unveränderbar und maschinell durchsuchbar sein.
Da eine Trennung von steuerlich relevanten und irrelevanten E-Mails nicht effektiv durchführbar ist, bietet sich eine komplette Archivierung aller Emails an. Dies hat zudem weitere Vorteile, wie zum Beispiel Speicherplatz und Kosteneinsparungen, Deduplizierung und schnelles durchsuchen von Emails und Anhängen.

Mittlerweile gibt es viele Lösungen für E-Mail Archivierung auf dem Markt. Es ist nicht immer leicht sich für die "richtige" Lösung zu entscheiden.
Das Bechtle Competence Center Business Collaboration hat sich auf den Bereich der rechtssicheren Archivierung spezialisiert und bietet mit den Produkten Metalogix Archive Manager for Exchange und File Edition eine seit Jahren bewährte Archivierungslösung an, die allen Anforderungen gerecht wird.
Wir beraten Sie zum Thema rechtskonforme Archivierung. Dafür stehen Ihnen unsere Spezialisten gerne zur Verfügung. Wir freuen uns über Ihre Anfrage.

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